Складская
система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению
учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и
документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной
стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых
случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой
стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения
информации о движении ТМЦ внутри склада.
При формировании
складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы: установленные
стандартные формы документов для ведения различных операций; существующий
порядок документооборота и учета ТМЦ в компании; возможности корпоративной
информационной системы; перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять
обмен информацией; степень детализации учета осуществляемых операций; возможности
используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со
штрих-кодом и др.) и программного продукта; существующую систему управления
складскими операциями; знание технологического процесса на складе.
Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей
складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.
Результатом
получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые
складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть
разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности
склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о
находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать
необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы
следующие виды отчетов: отчет о наличии товаров (качественных, бракованных); отчет
о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему, ячейкам,
весу); отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки; отчет о наличии транспортных
средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров); отчет по стоимости
оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.); отчет по
результатам инвентаризации; отчет по выполненным работам сотрудниками склада; отчет
по учету рабочего времени сотрудников склада; отчет по расходованию материалов
и др.
Для
определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно
осуществление анализа по следующим показателям:
·
по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;
·
объемам обработки товаров за определенные периоды;
·
по степени заполняемости объема склада за определенные
периоды;
·
по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный
период;
·
экономической эффективности работы склада за определенные
периоды
Документы,
используемые при работе с товарами
В
зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к
внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые
используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие
документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями
компании (бухгалтерией и др.).
Внешние
документы: Товарно-транспортная накладная, CMR; Товарная накладная (форма ТОРГ-12), Грузовая таможенная
декларация (ГТД), Спецификация; Счет-фактура,
инвойс; Упаковочный лист; Заявка на прием товаров; Заявка на отгрузку товаров; Акт
о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1); Акт
о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3); Доверенность
на получение товара со склада; Акт о выборочной проверке наличия
товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14); Инвентаризационная опись; Сводная инвентаризационная
опись; Сличительная ведомость; Таблица несоответствий; Акт инвентаризации.
Внутренние
документы склада: Приходная накладная; Расходная накладная; Журнал
регистрации транспортных средств; Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных
повреждений; Лист осмотра товара; Пропуска на въезд и выезд с территории
склада.
Существуют
и другие документы, которые используются для оформления различных операций с
ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании
Автоматизированные системы учёта
При
использовании автоматизированной системы учета создание необходимых документов
для выполнения складских операций занимает минимум времени.
Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя
информацию, имеющуюся в базе данных. Эту информацию можно разделить на постоянную и
переменную.
К
постоянной информации можно отнести: наименование, адрес и платежные реквизиты
владельца товара; наименования перевозчиков; наименование, адрес и платежные
реквизиты склада; наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;
артикул и наименование товаров; определенные характеристики товаров и др.
К
переменной информации можно отнести: данные о транспортном средстве; данные о
водителе или экспедиторе; время и дату; данные о количестве товара и др.
Подготовка
документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно
ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и
получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и
обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение
технологического процесса).
В
зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:
• обработку
информации вручную;
• обработку
информации в пакетном режиме (имеется в виду подготовка данных о поступающих и
отгруженных грузах, которые периодически вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь
идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не
являться собственностью склада);
• обработку информации в режиме реального времени. В этом
случае информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в
момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации
используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность
ЭВМ. В зависимости от конкретных условий это может быть отдельная машина, общая
для нескольких складов, или машина, управляющая всем производством (системы
управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не
зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе.
Они могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);
•
непосредственное управление от компьютера. На практике это
предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им
информационными потоками в режиме реального времени.