Процесс приобретения материалов включает в себя ряд взаимосвязанных стадий:
- составление заявок;
- анализ заявок;
- выбор поставщиков;
- размещение заказов;
- контроль за выполнением заказов;
- завершение процесса приобретения.
Время между размещением заявок и получением материалов называется временем поставки (временем опережения). Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках. В то же время излишнее увеличение времени поставки ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщик как и потребности потребителя материалов.
2. Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.
В процессе анализа должны быть получены ответы наследующие вопросы.
Могут ли более дешевые материалы удовлетворить, потребности производства?
Оправданы ли эти потребности?
Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?
Можно ли упростить конструкцию производимого изделия?
В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы?
Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.
3. Выбор поставщиков. При выборе поставщиков осознанными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т. д.
Основным источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами»; объявления в рекламных изданиях; описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах; посещение организаций и изучение практики поставки продукции; информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т. д.
В результате изучения всех источников составляется список поставщиков, имеющих прочную репутацию. Затем выбираются те из них, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.
4. Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий.
5. Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются; контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.
6. Завершение процесса приобретения – приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:
- нужного качества;
- в нужном количестве;
- в обусловленное время;
- за оговоренную цену.