На сегодняшний день существует целый ряд методов закупок.
Метод «канбан» разработан в Японии с целью управления по-ставками в условиях поточного производства. Учитывает потребность, которая исходит из конечного пункта производства.
Метод «точно в срок», с помощью которого в результате частых (дробных) поставок резко сокращаются накопленные запасы.
Метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствии со спросом.
Электронно-информационный метод: заказы посылаются по-средством общей компьютерной сети заказчика и поставщика.
Рассмотрим лишь два крайних по своей сути метода: традиционный и оперативный (или «точно в срок»).
Традиционная система. При данной системе для получения необходимого материала из собственного склада требуется оформление документа о получении. Если материал отсутствует, делается запрос в отдел закупок. На основании запроса отдел закупок оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Заказанные грузы при поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товары доставляются на отдельные производства.
От момента заказа до поставки товаров на отдельные производ-ства заказчик и поставщик используют около 15 форм документов, количество которых с соответствующими копиями может доходить до 50 штук для оформления одной поставки.
Достоинства традиционного метода:
а) организация-потребитель получает максимально возможное количество необходимых материалов из нескольких источников, то есть гарантию бесперебойной поставки;
б) возможность работы с поставщиком, который реализует про-дукцию оптом по минимальным ценам.
Недостатки:
а) необходимость наличия комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда;
б) длительный цикл организации поставки из-за большого коли-чества оформляемых документов;
в) «омертвление капитала», вложенного в создание запасов.
Метод снабжения «точно в срок», или «система производства с нулевыми запасами», или оперативный метод. Сущность данного метода - закупка по долгосрочному контракту и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии. Широко данный метод применяется в развитых странах с рыночной экономикой, на машиностроительных заводах, где используются конвейерные линии.
Достоинства:
а) лишен всех недостатков традиционной системы;
б) минимизация издержек на производство конечной продукции, связанных с поставкой в производственный процесс комплектующих или сырья;
в) высокое качество и точность по количественным показателям поставляемых товаров, что обеспечивается надежностью долгосрочных контрактов с одним поставщиком, который отвечает за качество и сроки поставок товаров.
Недостатки:
а) возможность срыва поставки из-за забастовки;
б) потребитель находится во власти поставщика.
Однако данные риски можно свести к минимуму, имея резервных поставщиков, которых на рынке обычно несколько. Анализ практики внедрения метода «точно в срок» более чем на 100 предприятиях Западной Европы показывает, что:
- запасы готовой продукции сократились на 30-35%;
- производственные издержки снизились на 10-20%;
- значительно повысилась гибкость производства;
- затраты, связанные с подготовкой и внедрением стратегии «точно в срок», относительно невелики и окупались, как правило, уже через несколько месяцев функционирования систем. Метод «точно в срок» впервые применили на заводе «Ford Motor Company» при сборке автомобилей в 1924 г. Генри Форд говорил, что руда, доставленная в 8 часов утра в понедельник, становится готовым автомобилем к 9 часам утра в среду, при этом машина поступает к дилеру уже к 12 часам дня.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: выбор метода снабжения должен определяться исходя из характера производства, его специфики, а также с учетом объективных экономических расчетов. Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов, характера производства, а также от преимуществ и недостатков отдельных методов.
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов, характера производства, а также от преимуществ и недостатков отдельных методов.
2. Закупка товара одной партией на длительный период (квартал, полгода, год). Метод предполагает крупнооптовые закупки.
Преимущества: простота оформления документов; высокие гарантии; повышенные торговые скидки.
Недостатки: высокая потребность в складских помещениях; замедление оборачиваемости капитала (замораживание капитала).
3. Регулярные закупки мелкими партиями в течение определенного периода с оформлением документации (контракта) на всю поставку.
Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере их поступления; экономия в складских помещениях; сокращаются затраты на документирование поставки поскольку оформляется заказ на всю поставку.
Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
4. Ежедневные (еженедельные, ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используются для закупки дешевых и быстро используемых товаров. В ведомостях указываются полный перечень и количество товара, имеющегося на складе, а также требуемое его количество.
Преимущества: ускоренная оборачиваемость капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
Недостаток: необходимость постоянного контроля имеющихся в наличии материалов.
5. Получение товара по мере необходимости. В отличие от третьего метода здесь количество товара определяется приблизительно, поставщики перед выполнением заказа связываются с покупателем. Метод лишен недостатков, присущих второму методу.
6. Закупка товаров с немедленной сдачей или заказ товаров по необходимости.
Недостатки: потери времени; увеличение издержек при оформлении каждого мелкого заказа.
При выборе метода закупок необходимо руководствоваться следующими правилами:
- закупка оптимальными (минимально необходимыми) по величине партиями, в отличие от крупных (несмотря на торговые скидки), в большинстве случаев дает экономические преимущества, обусловленные повышением оборачиваемости денежных средств, которые вкладываются в создание производственных запасов, а также снижением затрат на их хранение; однако при этом повышаются риски возникновения экономических потерь из-за форсмажорных ситуаций, возникающих в процессе поставки сырьевых ресурсов;
- заключение долгосрочных контрактов (год и более) с поставщиками производственных запасов снижает «административные издержки» на оформление заказов (особенно в крупных организациях), тем самым способствуя сокращению количества форсмажорных ситуаций и продолжительности выполнения заказа;
- на крупных перерабатывающих предприятиях (сахарных, крахмальных заводах и т.п.) запасы необходимо формировать в сезон проведения уборочных работ соответствующих сельскохозяйственных культур в объемах, которые позволяют обеспечивать выполнение прогнозной годовой производственной программы; подобная практика осуществления закупок является скорее исключением из правил, так как вызвана объективной необходимостью закупки сельскохозяйственного сырья наивысшего качества по минимальным ценам.
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов, характера производства, а также от преимуществ и недостатков отдельных методов.
Рассмотрим шесть наиболее распространенных методов закупок.
1. Закупка товара согласно принципам работы применяемой системы управления запасами .2. Закупка товара одной партией на длительный период (квартал, полгода, год). Метод предполагает крупнооптовые закупки.
Преимущества: простота оформления документов; высокие гарантии; повышенные торговые скидки.
Недостатки: высокая потребность в складских помещениях; замедление оборачиваемости капитала (замораживание капитала).
3. Регулярные закупки мелкими партиями в течение определенного периода с оформлением документации (контракта) на всю поставку.
Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере их поступления; экономия в складских помещениях; сокращаются затраты на документирование поставки поскольку оформляется заказ на всю поставку.
Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
4. Ежедневные (еженедельные, ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используются для закупки дешевых и быстро используемых товаров. В ведомостях указываются полный перечень и количество товара, имеющегося на складе, а также требуемое его количество.
Преимущества: ускоренная оборачиваемость капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
Недостаток: необходимость постоянного контроля имеющихся в наличии материалов.
5. Получение товара по мере необходимости. В отличие от третьего метода здесь количество товара определяется приблизительно, поставщики перед выполнением заказа связываются с покупателем. Метод лишен недостатков, присущих второму методу.
6. Закупка товаров с немедленной сдачей или заказ товаров по необходимости.
Недостатки: потери времени; увеличение издержек при оформлении каждого мелкого заказа.
При выборе метода закупок необходимо руководствоваться следующими правилами:
- закупка оптимальными (минимально необходимыми) по величине партиями, в отличие от крупных (несмотря на торговые скидки), в большинстве случаев дает экономические преимущества, обусловленные повышением оборачиваемости денежных средств, которые вкладываются в создание производственных запасов, а также снижением затрат на их хранение; однако при этом повышаются риски возникновения экономических потерь из-за форсмажорных ситуаций, возникающих в процессе поставки сырьевых ресурсов;
- заключение долгосрочных контрактов (год и более) с поставщиками производственных запасов снижает «административные издержки» на оформление заказов (особенно в крупных организациях), тем самым способствуя сокращению количества форсмажорных ситуаций и продолжительности выполнения заказа;
- на крупных перерабатывающих предприятиях (сахарных, крахмальных заводах и т.п.) запасы необходимо формировать в сезон проведения уборочных работ соответствующих сельскохозяйственных культур в объемах, которые позволяют обеспечивать выполнение прогнозной годовой производственной программы; подобная практика осуществления закупок является скорее исключением из правил, так как вызвана объективной необходимостью закупки сельскохозяйственного сырья наивысшего качества по минимальным ценам.